在深圳羅湖費用報銷如何做到規(guī)范,高效?
2017-08-21
絕大多數(shù)會計人員的職業(yè)生涯是從費用報銷開始的。費用報銷看起來簡單，真要做起來門道不少。如何讓費用報銷工作及時、高效、規(guī)范，本文給出幾點建議。
費用報銷要規(guī)范高效，首先要有明確的規(guī)章制度。制度一定要明細(xì)化，讓各種可能出現(xiàn)的場景都有約定。
如員工出差都有出差補(bǔ)貼，就要計算補(bǔ)貼的天數(shù)，天數(shù)怎么算呢？8月1號出差，8月2號回來，算一天還是兩天。算頭不算尾的話，給一天的出差補(bǔ)貼；頭尾都算，給兩天的補(bǔ)貼。特殊情況來了，一個員工8月2日晚上坐飛機(jī)回到首都機(jī)場時是晚上11點，打車到家是3日的零點四十分。算出差補(bǔ)貼時要不要多計一天？
差旅費
如果制度能約定清楚以到北京的時間為準(zhǔn)，就不會有爭議了?？梢娭贫ㄖ贫葧r在細(xì)節(jié)上務(wù)需清晰。
二 特殊事項要有替代方案
很多財務(wù)人員糾結(jié)錢付出去了，沒有發(fā)票，怎么報銷？
舉個例子，通訊公司到山區(qū)鋪設(shè)5G網(wǎng)絡(luò)，兩個月吃住在老鄉(xiāng)家。項目結(jié)束，給了老鄉(xiāng)3000元作感謝，沒有發(fā)票，費用該如何報銷呢？一味強(qiáng)調(diào)憑票報銷顯然不合理。
對此，有家公司就設(shè)計替代方案，把出差地劃分為ABCD四類，對于D類地區(qū)（偏遠(yuǎn)的山區(qū)）實行費用包干制，給很高的出差補(bǔ)貼。
前段時間電視劇《人民的名義》很火，有個橋段給大家分享一下。
大陸集團(tuán)的董事長王大陸與李大康聊天，王大陸說企業(yè)從銀行貸款后需拿出幾個點的錢打點銀行的領(lǐng)導(dǎo) ，幾乎成為慣例。接著王大陸說我從沒有行過賄?？吹嚼畲罂狄荒樏Ｈ唬醮箨懽隽私忉?，我通過財務(wù)公司辦理。李大康聽后說你設(shè)置了防火墻。
人民的名義
這里的防火墻是什么意思？實際上是李大康把向銀行貸款的業(yè)務(wù)委托給中介機(jī)構(gòu)去辦理，支付服務(wù)費。至于中介怎么做，那與我無關(guān)，所以這樣的做法追求的是外圓內(nèi)方。王大陸的這個做法可以讓費用報銷更加規(guī)范，這一思路值得所有企業(yè)學(xué)習(xí)。
三 新生事項預(yù)留例外通道
首先對新生事項，要有清晰的界定。這里所謂的新生，是指制度中沒有約束、從前也沒有發(fā)生過的事項。對于新發(fā)生的事項，要預(yù)留通道。等這些新生事情有了處理的先例，再修改費用報銷制度予以規(guī)范。
四 培訓(xùn)宣貫制度
《費用報銷制度》出來后，必須宣講、培訓(xùn)才能深入人心。一般大企業(yè)在新員工入職培訓(xùn)時會開一門課《員工如何報銷費用》。把財務(wù)的要求以及關(guān)于發(fā)票的知識點告訴員工，有助于員工正確認(rèn)識制度，避免產(chǎn)生誤解。
培訓(xùn)宣貫制度
比如，很多員工對增值稅專票和普票的區(qū)別不清楚，不明白為什么財務(wù)要求索取專票。通過培訓(xùn)，可以讓員工了解專票可以抵稅。
另外，財務(wù)部一定要積極主動響應(yīng)國家推行的新政策。最近開具增值稅普票有新規(guī)定，不僅需要提供公司名稱，還需要稅號。財務(wù)人員可把開票信息做成圖片或二維碼發(fā)給全員，解決開票問題。
五 找準(zhǔn)審批關(guān)鍵節(jié)點
員工報銷費用時 ，往往要找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽批，簽批結(jié)束才提交到財務(wù)，接著是會計審批、出納打款。需要哪些人簽字，每個企業(yè)有不同的要求。公司規(guī)模越小，簽字越簡單；規(guī)模越大，簽字流程越長。
現(xiàn)在有一個趨勢，費用報銷簽批流程在變得越來越長。一切大的集團(tuán)企業(yè)員工要報銷一筆費用，需要十多個領(lǐng)導(dǎo)簽批。從內(nèi)控角度來講，三個人簽字足夠了。為什么簽字流程會搞得這么繁瑣呢？對此，我寫過《為什么費用報銷的簽批流程會越來越長》一文作了分析。
六 報銷和審批約定時限
以華為為例，費用發(fā)生之后，應(yīng)該在三個月之內(nèi)報銷，超過三個月不超過六個月的，需要走特批流程報銷。超過六個月就不給報銷了。
為了保證費用報銷審批的及時性，華為規(guī)定了電子審批的時限。一般自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過一定時間沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到下個環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，審批責(zé)任由該沒有及時審批的審批人承擔(dān)。公司會定期提取審批時效記錄予以通報，通報本質(zhì)就是批評。
七 集中處理
費用報銷往往都是小金額，大批量，如果公司有個五百左右員工，每個人如果都能涉及到費用報銷，財務(wù)是苦不堪言的。
我以前所在公司就面臨這樣的問題，公司幾百號人，從周一到周五，從早上到下午，時時都有人報銷費用，財務(wù)部就像茶館。每個人在等報銷的時候聊幾句天，然后扯幾句閑話，這樣財務(wù)部就像說書場一樣。
后來我有個提議，財務(wù)的費用報銷集中處理，集中每周二下午和每周五下午，此時間段報銷，對于經(jīng)常發(fā)生費用的人，盡可能集中一個月處理一次，可大幅度減低工作量。
八 IT與人工智能替代
費用報銷審批工作量大、規(guī)則性強(qiáng)、控制節(jié)點少，執(zhí)行簡單。這樣四個特點，很符合人工智能處理的要求。費用報銷前端的審批，中間的做賬，后端的打款，都可實現(xiàn)智能化。
如果建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，費用報銷就可以做到自動化處理，工作量就由以前的非常巨大變得徽不足道。
譬如，通過OA就可在審批環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子審批代替人工審批，把人跑路變成計算機(jī)跑路。在單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)實現(xiàn)集中快遞。在付款環(huán)節(jié)本來費用報銷得一筆一筆給人付款，OA與網(wǎng)銀對接可實現(xiàn)了批量打款。在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，能夠?qū)崿F(xiàn)會計分錄系統(tǒng)化處理，替代了手工錄入。
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